Planning d'organisation d'une
randonnée cyclotouriste.
Liste non exhaustive de tâches à prévoir lors d'une organisation d'une randonnée.
Mars à Mai de l'année précédente
- de la date de la manifestation, le nombre des parcours, les kilométrages
- les tarifs et du lieu d'accueil
- Renvoyer la fiche de réservation au président de la commission calendrier du codep 37.
Juin de l'année précédente
- Participation à la réunion calendrier du CODEP 37 obligatoire :
- retenir la date au calendrier régional et national (donner tous les renseignements décidés lors de votre réunion club)
- Réservation du lieu d'accueil
Novembre – décembre de l'année précédente
- Reconnaissance et choix des PARCOURS, lieu des ravitaillements.
- Faire imprimer les tracts (aprés validation par le CoDep)pour pouvoir les distribuer dès les premières
organisations dans le département ou autres.
Janvier
- Prendre les assurances auprès de la fédération, en même temps que la ré-affiliation club (option B pour les
randonnées).
3 Mois avant la randonnée
- Faire valider les tracts et affiches par la commission manifestation du codep (manifestation@ffct37.org)
- Faire imprimer les documents rapidement afin de pouvoir les distribuer dès les premières manifestations de
l'année.
- Carte de route et inscription
- Rechercher de coupes et lots pour les récompenses
2 Mois minimum avant la randonnée
- Les parcours doivent être finalisés.
- Envoyer le dossier de déclaration de randonnée à la préfecture – imprimé CERFA 15826*01 pour le vélo et 15825*01 pour la
marche (téléchargeable sur le site www.ffct37.org).
- Envoyer demande ONF et NATURA 2000 si nécessaire.
- Lettre aux maires des communes concernées par les ravitaillements pour en faire la demande.
- Lettre aux maires pour demande d'ouverture de buvette temporaire (si distribution ou vente de boissons alcolisées
(vin).
1 Mois avant la randonnée
- Réunion club : distribution des rôles de chaque personne (publicité, préparation du lieu d'accueil, flèchage, inscriptions,
parking, ravitaillements, secours...)
- Préparer la commande pour les ravitaillements.
- Prévoir les récompenses.
- Distribution des affiches et tracts
- Envoi des invitations à la cérémonie de clôture ; en fonction des cas : maire, adjoint aux sports, conseiller
départemental, conseillé général, etc.
2 Semaines avant la randonnée
- Communiqué de presse + invitation aux correspondants locaux
- Prévoir le matériel de fléchage : (flèches à commander au codep).
- Prévoir les banderoles FFCT et CoDep à demander au CoDep.
1 Semaine avant la randonnée
- Récupérer le matériel de fléchage et banderoles (au CoDep)
1 à 2 jours avant la randonnée
Le jour de la randonnée : tout est prêt et en plus il fait beau !
- Taches des organisateurs :
- Service parking
- Accueil
- Inscription des participants
- Ravitaillement
- Sécurité
- Café
- Photos
- Animation
Dans les 24H suivant la randonnée :
- Compte rendu de la randonnée pour le site internet www.ffct.org
- Enlever le fléchage sur les parcours.
- Lettre de remerciements (publicitaires, Maire, officiel, etc )
- Article de presse à anvoyer à la NR (si le correspondant n'est pas venu)
Dans les 8 jours suivant la randonnée :
Dans les 15 jours suivant la randonnée :
- Noter les améliorations à prévoir pour la prochaine randonnée. (les incidents, les oublis, les problèmes, etc..)
- Faire le point sur les ravitaillements.