Planning d'organisation d'une randonnée cyclotouriste.

Liste non  exhaustive de tâches à prévoir lors d'une organisation d'une randonnée.

Mars à  Mai  de l'année précédente

• Réunion club, décision :

-          de la date de la manifestation, le  nombre des parcours, les kilométrages

-          les tarifs et du lieu d'accueil

-          Renvoyer la fiche de réservation au président de la commission calendrier du codep 37.

Juin de l'année précédente

• Participation à la réunion calendrier du CODEP 37 obligatoire :

-          retenir la date au calendrier régional et national (donner tous les renseignements décidés lors de votre réunion club)

• Réservation du lieu d'accueil

Novembre – décembre de l'année précédente

• Reconnaissance et choix des PARCOURS, lieu des ravitaillements.
• Faire imprimer les tracts (aprés validation par le CoDep)pour pouvoir les distribuer dès les premières organisations dans le département ou autres.

Janvier

• Prendre les assurances auprès de la fédération, en même temps que la ré-affiliation club (option B pour les randonnées).

3 Mois avant la randonnée

• Faire valider les tracts et affiches par la commission manifestation du codep (manifestation@ffct37.org)
• Faire imprimer les documents rapidement afin de pouvoir les distribuer dès les premières manifestations de l'année.
• Carte de route et inscription  
• Rechercher de coupes et lots pour les récompenses

2 Mois minimum avant la randonnée

• Les parcours doivent être finalisés.
• Envoyer le dossier de déclaration de randonnée à la préfecture – imprimé CERFA 15826*01 pour le vélo et 15825*01 pour la marche (téléchargeable sur le site www.ffct37.org).
• Envoyer demande ONF et NATURA 2000 si nécessaire.
• Lettre aux maires des communes concernées par les ravitaillements pour en faire la demande.
• Lettre aux maires pour demande d'ouverture de buvette temporaire (si distribution ou vente de boissons alcolisées (vin).

1 Mois avant la randonnée

• Réunion club : distribution des rôles de chaque personne (publicité, préparation du lieu d'accueil, flèchage, inscriptions, parking, ravitaillements, secours...)
• Préparer la commande pour les ravitaillements.
• Prévoir les récompenses.
• Distribution des affiches et tracts
• Envoi des invitations à la cérémonie de clôture ; en fonction des cas : maire, adjoint aux sports, conseiller départemental, conseillé général, etc.

2 Semaines avant la randonnée

• Communiqué de presse + invitation aux correspondants locaux
• Prévoir le matériel de fléchage : (flèches à  commander au codep).
• Prévoir les banderoles FFCT et CoDep à demander au CoDep. 

1 Semaine avant la randonnée

• Récupérer le matériel de fléchage et banderoles (au CoDep)

1 à 2 jours avant la randonnée

• Flèchage des parcours.

Le jour de la randonnée : tout est prêt et en plus il fait beau !

• Taches des organisateurs :

-          Service parking

-          Accueil

-          Inscription des participants

-          Ravitaillement

-          Sécurité

-          Café

-          Photos

-          Animation

Dans les 24H suivant la randonnée :

• Compte rendu de la randonnée  pour le site internet www.ffct.org
• Enlever le fléchage sur les parcours.
• Lettre de remerciements (publicitaires, Maire, officiel, etc )
• Article de presse à anvoyer à la NR (si le correspondant n'est pas venu)

Dans les 8 jours suivant la randonnée :

•  Bilan de la manifestation à retourner au président de la commission manifestation. manifestation@ffct37.org

Dans les 15 jours suivant la randonnée :

• Bilan de la randonnée

-         Noter les améliorations à prévoir pour la prochaine randonnée. (les incidents,  les oublis,  les problèmes, etc..)

-        Faire le point sur les ravitaillements.