Comité départemental de cyclotourisme Indre-et-Loire
Comité départemental de cyclotourisme Indre-et-Loire                      

Planning d'organisation d'une randonnée cyclotouriste.

 

Liste non  exhaustive de tâches à prévoir lors d'une organisation d'une randonnée.

 

Mars à  Mai  de l'année précédente

  • Réunion club, décision :

-          de la date de la manifestation, le  nombre des parcours, les kilométrages

-          les tarifs et du lieu d'accueil

-          Renvoyer la fiche de réservation au président de la commission calendrier du codep 37.

 

Juin de l'année précédente

  • Participation à la réunion calendrier du CODEP 37 obligatoire :

-          retenir la date au calendrier régional et national (donner tous les renseignements décidés lors de votre réunion club)

  • Réservation du lieu d'accueil

 

Novembre – décembre de l'année précédente

  • Reconnaissance et choix des PARCOURS, lieu des ravitaillements.
  • Faire imprimer les tracts (aprés validation par le CoDep)pour pouvoir les distribuer dès les premières organisations dans le département ou autres.

 

Janvier

  • Prendre les assurances auprès de la fédération, en même temps que la ré-affiliation club (option B pour les randonnées).

 

3 Mois avant la randonnée

  • Faire valider les tracts et affiches par la commission manifestation du codep (manifestation@ffct37.org)
  • Faire imprimer les documents rapidement afin de pouvoir les distribuer dès les premières manifestations de l'année.
  • Carte de route et inscription  
  • Rechercher de coupes et lots pour les récompenses

 

2 Mois minimum avant la randonnée

  • Les parcours doivent être finalisés.
  • Envoyer le dossier de déclaration de randonnée à la préfecture – imprimé CERFA 15826*01 pour le vélo et 15825*01 pour la marche (téléchargeable sur le site www.ffct37.org).
  • Envoyer demande ONF et NATURA 2000 si nécessaire.
  • Lettre aux maires des communes concernées par les ravitaillements pour en faire la demande.
  • Lettre aux maires pour demande d'ouverture de buvette temporaire (si distribution ou vente de boissons alcolisées (vin).

 

1 Mois avant la randonnée

  • Réunion club : distribution des rôles de chaque personne (publicité, préparation du lieu d'accueil, flèchage, inscriptions, parking, ravitaillements, secours...)
  • Préparer la commande pour les ravitaillements.
  • Prévoir les récompenses.
  • Distribution des affiches et tracts
  • Envoi des invitations à la cérémonie de clôture ; en fonction des cas : maire, adjoint aux sports, conseiller départemental, conseillé général, etc.

 

2 Semaines avant la randonnée

  • Communiqué de presse + invitation aux correspondants locaux
  • Prévoir le matériel de fléchage : (flèches à  commander au codep).
  • Prévoir les banderoles FFCT et CoDep à demander au CoDep. 

 

1 Semaine avant la randonnée

  • Récupérer le matériel de fléchage et banderoles (au CoDep)

 

1 à 2 jours avant la randonnée

  • Flèchage des parcours.

 

Le jour de la randonnée : tout est prêt et en plus il fait beau !

  • Taches des organisateurs :

-          Service parking

-          Accueil

-          Inscription des participants

-          Ravitaillement

-          Sécurité

-          Café

-          Photos

-          Animation

 

Dans les 24H suivant la randonnée :

  • Compte rendu de la randonnée  pour le site internet www.ffct.org
  • Enlever le fléchage sur les parcours.
  • Lettre de remerciements (publicitaires, Maire, officiel, etc )
  • Article de presse à anvoyer à la NR (si le correspondant n'est pas venu)

 

Dans les 8 jours suivant la randonnée :

 

Dans les 15 jours suivant la randonnée :

  • Bilan de la randonnée

-         Noter les améliorations à prévoir pour la prochaine randonnée. (les incidents,  les oublis,  les problèmes, etc..)

-        Faire le point sur les ravitaillements. 

 

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