Comité départemental de cyclotourisme d'Indre-et-Loire
Comité départemental de cyclotourisme  d'Indre-et-Loire                      

Planning d'organisation d'une randonnée cyclotouriste.

 

Liste non  exhaustive de tâches à prévoir lors d'une organisation d'une randonnée.

 

Mars à  Mai  de l'année précédente

  • Réunion club, décision :

-          de la date de la manifestation, le  nombre des parcours, les kilométrages

-          les tarifs et du lieu d'accueil

-          Renvoyer la fiche de réservation au président de la commission calendrier du codep 37.

 

Juin de l'année précédente

  • Participation à la réunion calendrier du CODEP 37 obligatoire :

-          retenir la date au calendrier régional et national (donner tous les renseignements décidés lors de votre réunion club)

  • Réservation du lieu d'accueil

 

Novembre – décembre de l'année précédente

  • Reconnaissance et choix des PARCOURS, lieu des ravitaillements.
  • Faire imprimer les tracts (aprés validation par le CoDep)pour pouvoir les distribuer dès les premières organisations dans le département ou autres.

 

Janvier

  • Prendre les assurances auprès de la fédération, en même temps que la ré-affiliation club (option B pour les randonnées).

 

3 Mois avant la randonnée

  • Faire valider les tracts et affiches par la commission manifestation du codep (manifestation@ffct37.org)
  • Faire imprimer les documents rapidement afin de pouvoir les distribuer dès les premières manifestations de l'année.
  • Carte de route et inscription  
  • Rechercher de coupes et lots pour les récompenses

 

2 Mois minimum avant la randonnée

  • Les parcours doivent être finalisés.
  • Envoyer le dossier de déclaration de randonnée à la préfecture – imprimé CERFA 15826*01 pour le vélo et 15825*01 pour la marche (téléchargeable sur le site www.ffct37.org).
  • Envoyer demande ONF et NATURA 2000 si nécessaire.
  • Lettre aux maires des communes concernées par les ravitaillements pour en faire la demande.
  • Lettre aux maires pour demande d'ouverture de buvette temporaire (si distribution ou vente de boissons alcolisées (vin).

 

1 Mois avant la randonnée

  • Réunion club : distribution des rôles de chaque personne (publicité, préparation du lieu d'accueil, flèchage, inscriptions, parking, ravitaillements, secours...)
  • Préparer la commande pour les ravitaillements.
  • Prévoir les récompenses.
  • Distribution des affiches et tracts
  • Envoi des invitations à la cérémonie de clôture ; en fonction des cas : maire, adjoint aux sports, conseiller départemental, conseillé général, etc.

 

2 Semaines avant la randonnée

  • Communiqué de presse + invitation aux correspondants locaux
  • Prévoir le matériel de fléchage : (flèches à  commander au codep).
  • Prévoir les banderoles FFCT et CoDep à demander au CoDep. 

 

1 Semaine avant la randonnée

  • Récupérer le matériel de fléchage et banderoles (au CoDep)

 

1 à 2 jours avant la randonnée

  • Flèchage des parcours.

 

Le jour de la randonnée : tout est prêt et en plus il fait beau !

  • Taches des organisateurs :

-          Service parking

-          Accueil

-          Inscription des participants

-          Ravitaillement

-          Sécurité

-          Café

-          Photos

-          Animation

 

Dans les 24H suivant la randonnée :

  • Compte rendu de la randonnée  pour le site internet www.ffct.org
  • Enlever le fléchage sur les parcours.
  • Lettre de remerciements (publicitaires, Maire, officiel, etc )
  • Article de presse à anvoyer à la NR (si le correspondant n'est pas venu)

 

Dans les 8 jours suivant la randonnée :

 

Dans les 15 jours suivant la randonnée :

  • Bilan de la randonnée

-         Noter les améliorations à prévoir pour la prochaine randonnée. (les incidents,  les oublis,  les problèmes, etc..)

-        Faire le point sur les ravitaillements. 

 

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 "Pièges à cycliste dans la vallée de l'indre"

Cette photo résume les pièges posés depuis quelques mois sous les roues des cyclistes sur la D 84 entre Azay-le-Rideau et le hameau de la Sablonnière, sur la commune de Saché (sur la route qui rejoint Artannes, via le manoir de Vonnes).
Sur ces quelques kilomètres de route départementale, le long de l’Indre, l’automobiliste est invité -------> lire la suite

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Rue de l'Aviation

BP 100

37210 Parçay-Meslay

 

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